El día a día en cualquier departamento de contabilidad es agotador, ya que se ocupa de muchos procesos, información y obligaciones fiscales y tributarias. La contabilidad en la nube y su tecnología pueden ser parte de la solución para los problemas muchas empresas.
Los trabajos manuales solicitados para gestionar los números y cumplir con la ley llevan a los profesionales a la agotamiento. Sin embargo, la tecnología puede optimizar estas tareas. La contabilidad en la nube es un gran ejemplo de la revolución para los departamentos de contabilidad en las empresas. Contar con un buen programa de contabilidad en la nube es fundamental en ese sentido.
¿Qué es la contabilidad en la nube?
La tecnología ha cambiado para siempre la forma de trabajar en las oficicinas. Anteriormente, la rutina de elaborar y tratar documentos, cuentas y números era totalmente manual. La realidad es que se requería mucho trabajo para mantener el flujo de actividades y obtener buenos resultados.
En la contabilidad, un área que se alimenta de datos e información, el número de documentos de papel para visualizar, archivar, enviar, etc., suele ser grande. En ese escenario, las aplicaciones en la nube supusieron una nueva forma de realizar esas tareas.
Las aplicaciones en la nube permiten que documentos, fotos, programas, software de emisión y mucha otra información se almacenen en un entorno virtual remoto que puede accederse desde cualquier dispositivo de internet.
¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?
La contabilidad en la nube también trajo muchas opciones para optimizar tareas con herramientas útiles que actualmente se utilizan a diario. La gestión de una empresa de casi cualquier sector puede automatizarse e integrarse completamente utilizando sistemas cloud.
Y es que las aplicaciones en la nube proporcionan una amplia herramienta administrativa para acceder fácilmente a los documentos, seguir los números, gestionar los procesos, de modo que se interconecten, eliminando gran parte de las tareas manuales.
Así que esta tecnología, en contabilidad, se agrega como una facilitadora y dinaminazadora de la rutina contable. Puede seguir su información desde cualquier lugar, controlar y almacenar los documentos, optimizar el espacio y el acceso y contar con un sistema que convierte datos en información para su administración. Así, la oficina funciona con mayor productividad.
¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad en la nube?
Muchas personas opinan que los contables sólo realizan el trabajo de realizar cálculos y evitar problemas. Pero las cifras reveladas en la contabilidad son verdaderas herramientas para observar y mejorar la gestión de la empresa. Con la facilidad que ofrece la tecnología para hacer las etapas más operativas, los profesionales asumen un papel estratégico y creativo en el apoyo a la gestión.
Flexibilidad
La solución contable basada en la nube ofrece total flexibilidad para acceder a sus datos comerciales en cualquier lugar y en cualquier momento.
Recuperación de desastres
Las empresas que han optado por soluciones basadas en la nube, incluido el Software como servicio, tienen fácil acceso a la recuperación de desastres. Como la encriptación de datos por un virus o un ransomware.
El proveedor del software de contabilidad en la nube puede entregar una solución completa con copias de seguridad y alternativas de acceso previniendo muchos problemas que puede tener en una infraestructura tradicional.
Actualización automática
Las soluciones contables basadas en la nube pueden tener todas las actualizaciones de software aplicadas en remoto, ya que la parte de la actualización puede ser gestionada por el responsable del software. Esto proporciona más seguridad y menos dolores de cabeza relacionados con cuestiones de administración de servidores.
Mayor competitividad
La tecnología basada en la nube ha igualado las opciones para pequeñas empresas que antes estaban ocupadas sólo por organizaciones de mediano y gran tamaño. Y ha aportado muchos beneficios a los empresarios, que pueden tomar decisiones y centrarse en lo que realmente es importante para el futuro del negocio.
Seguridad
Siempre existe una amenaza de pérdida de datos al utilizar el software de contabilidad tradicional, pero en la solución de contabilidad en la nube, los usuarios pueden almacenar sus datos, archivos y también definir permisos de acceso.
Costes reducidos
Aunque en algunos casos la migración al sistema de contabilidad en la nube puede superar su expectativa financiera, si se analiza de forma detallada puede generar dinero, ya que una infraestructura tradicional necesita inversiones puntuales de alto coste y recurrentes como ejemplo de ello podemos citar los programas de respaldo, las licencias de sistemas operativos, entre otros.
Información en tiempo real
Además, después de cambiar a la solución de contabilidad en la nube, puede acceder a los datos de cualquier lugar y en cualquier momento. Del mismo modo, este recurso ayuda a los propietarios y contables a gestionar y compartir los datos, archivos, facturas y gastos, o ventas de forma eficiente.
Colaboración
Especialmente en el momento en que nos enfrentamos al trabajo en remoto, tanto propietarios, contables y colaboradores de pequeñas empresas, pueden tener acceso multiusuario y una fácil colaboración con sus compañeros de equipo y con los clientes.
Aumento de la productividad
No tienes que preocuparte por todo el mantenimiento de los servidores y servicios porque el proveedor de soluciones en la nube puede absorber esas rutinas. Al entender las necesidades de los clientes, colabore con ellos y la comunicación instantánea hará que sus negocios prosperen en poco tiempo. Y eso se ha convertido sin duda en el principal indicador de cómo evolucionan las empresas.
