Las mesas de trabajo personalizadas con marcos de fotos, peluches y plantitas tienen los días contados. En el trabajo en la oficina de después de la pandemina no hay espacio para la acumulación ni para objetos amontonados.
Los puestos de trabajo, separados por pantallas de metacrilato, serán compartidos y contarán con el espacio justo para el ordenador. Ordenadores que fundamentalmente serán portátiles.
Los objetos personales, como bolsos e incluso material de oficina usado en el día a día, se almacenarán en lockers (armarios con candado), instalados en espacios distantes del área de trabajo.
El control del horario y la necesidad de fichar trabajo no ponen sencillo el asunto. Como posiblemente ya sabes, desde la publicación la Ley 8/2019 de 8 de marzo es obligatorio el registro diario en las empresas.
Las salas de reuniones tendrán su capacidad reducida y, en algunos casos, se abrirán para permitir una mayor ventilación en la habitación. Incluso las ventanas, inexistentes en algunos edificios, pueden volver a tener su espacio. La idea es crear alternativas para mejorar la circulación del aire y evitar que el virus se propague en la oficina.
Sistema de control horario
Gracias a la implementación de aplicaciones de control horario como Control Laboral cumplir la ley es sencillo. Para ello, los trabajadores pueden fichar su jornada de trabajo desde una aplicación para teléfonos móviles, con una máquina de fichaje, mediante el ordenador desde el que trabajan o haciendo una llamada telefónica.
Debemos tener en cuenta que la inspección de trabajo puede requerir a las empresas en cualquier momento los informes legales de control horario. Con aplicaciones como esta, los informes laborales quedan guardados en la nube de forma segura.
Los sistemas de fichaje con la huella dactilar están prohibidos por el Ministerio de Sanidad con el fin de mantener la seguridad de los trabajadores.
Trabajo en remoto
La preocupación de muchas empresas es reducir la congestión de las oficinas. Y esto solo es posible con el espaciado entre los escritorios y una mayor rotación de los empleados. Con el buen desempeño de los trabajadores que hicieron teletrabajo durante la crisis, las empresas entendieron que deben mantener el trabajo a distancia al menos durante unos días de la semana.
Es decir, el teletrabajo afectará a un mayor numero de trabajadores y se requerirán menos espacios en la oficina.
Es el momento de plantear,en base al home office, intercambios de puestos de trabajo además de más salas de reunión con equipos para videoconferencia. La empresa busca, además de más espacio para su trabajadores, separaciones entre mesas con el fin de proteger la seguridad de los mismos.
Es el momento de ampliar las áreas o zonas de descanso y abrir las salas de reuniones.
Salas de reuniones y espacios comunes
Las salas de reuniones han sido fuente de una gran preocupación de las empresas en su regreso tras el cierre de la pandemia. Debemos buscar la posibilidad de crear salas con mesas en forma de “U”, que que permiten una distancia de 2 metros entre las personas.
La oficina del futuro estará más orientada a la calle, con más ventanas, aberturas y ventilación. El ambiente de trabajo después de la pandemia será más acogedor y más agradable. También habrá más espacios abiertos para que las personas se reúnan cuando no estén en la oficina principal.
La idea es transformar las oficinas actuales en oficinas conceptuales, que servirán de apoyo para demandas específicas de formación, dinámicas presenciales, recepción de clientes y socios.
Las oficinas serán más pequeñas, con una fuerte presencia de espacios sociales y culturales para recibir a los empleados en esos momentos. Serán lugares para el encuentro de fortalecimiento de los lazos entre colaboradores y directores. La distancia física será un proceso que se desarrollará a través de la capacitación y las orientaciones para que el trabajo sea eficiente y creativo.
La tecnología y las rutinas de higiene marcarán la diferencia en las oficinas.
El trabajo en la oficina después de la pandemia tendrá mucha tecnología para evitar tocar las cosas. Desde la puerta de llegada hasta los baños, la idea es crear sistemas de accionamiento automático que eviten que los trabajadores toquen los distintos elementos. En el control de acceso de los empleados, las empresas deben pasar a adoptar el código QR (código de barras bidimensional) o lector facial o de iris.
En los baños, algunos proyectos ya prevén accionamiento mediante el pie para la descarga de cisternas y sensores automático para grifos, jaboneras y secadores de manos. También está el accionamiento por sensores de los sistemas de iluminación de las habitaciones para evitar el contacto con los interruptores.
Rutinas de limpieza
Toda esta tecnología tendrá que venir acompañada de un nuevo protocolo en relación con la higienización de las áreas comunes. La limpieza común y periódica será sustituida por rutinas diarias de higienización de ambientes y superficies con productos especiales, además de todos los materiales que entren a la oficina”.
Por eso, los diseños de nuevos diseños prevén encimeras externas para lavarse las manos, espacios para higienización de los calzados y tótems con gel hidroalcohólico, mascarillas y guantes. Todo esto en la recepción de las empresas, antes de entrar en las oficinas. Después de ese momento, muchas cosas tendrán que cambiar. Además de las rutinas de limpieza y cambio en los espacios, haremos la medición de temperatura para dar más seguridad a los empleados que estarán en la oficina.
Otro punto que debe merecer atención es el sistema de higienización de aire acondicionado. Cada dos meses, es necesario hacer la limpieza de los aparatos, pero hoy muchas empresas no lo hacen.
