PRESENTACIONES EN POWERPOINT, 13 errores a evitar

Fácil de usar, accesible en todos los ordenadores, visualmente efectivo (la mayor parte del tiempo …), el software de presentación de PowerPoint es esencial pero también puede ser catastrófico para el usuario. Os ofrecemos algunos consejos sobre los errores a evitar en tus presentaciones en powerpoint.

Bien elaborada, una presentación puede aportar un valor real a su discurso. Por el contrario, si no llevas un mínimo de reflexión y preparación, se puede completar en muy poco tiempo, a la vez que trabajas en los contenidos, pero también puede provocar una falta de atención por parte de tu audiencia.

En este artículo vamos a repasar los principales errores que se cometen al utilizar el powerpoint.

Lista con los principales errores en presentaciones en PowerPoint

Demasiadas diapositivas acabarán con tu presentación en powerpoint

Animados por el deseo (¿demasiado deseo?) de hacerlo bien, es habitual que la gente se sienta impulsada a hacer una presentación en powerpoint lo más completa posible: como resultado preparamos un número interminable de diapositivas… Si en realidad tienes muchas cosas que decir, no utilices la presentación, sino tu discurso.

Recuerda que la presentación en powerpoint tiene que ser un apoyo a la presentación. En ambos casos, es el camino equivocado garantizado. Querer ponerlo todo en las diapositivas tendrá dos efectos: resultarás aburrido y tu audiencia terminará por no hacerte caso porque se sentirán desbordados.

La presentación en powerpoint es un apoyo y no el foco de su intervención. Es usted quien será el protagonista, claro está. A menudo sucede que las diapositivas están numeradas.

Cuando, al comienzo de la presentación se presenta “diapositiva 1/100”, la audiencia se desespera al instante. En general, es aconsejable aplicar la regla de veinte diapositivas máximo para un tiempo de una hora de presentación.

Ser negligente en la preparación de la presentación

El éxito de la herramienta Powerpoint radica en su facilidad de uso: es capaz de hacer una presentación de diapositivas con pocos clics de ratón. Y ahí es donde está el problema: demasiado a menudo la facilidad acaba siendo sinónimo de mediocridad.

Tú mismo habrás experimentado presentaciones en powerpoint sin fin donde el “diseñador” en el mejor de los casos ha utilizado una plantilla pre-existente (pero rara vez original) o peor; ha creado una presentación a base de animaciones (que termina pareciendo anticuada e inútil).

Trate de evitar los errores de sus predecesores antes de abordar la creación de su presentación en powerpoint.

Tenemos que abrir un documento de Word antes de abrir un documento de Powerpoint. Deberías escribir tu locución y luego explorar cómo traducirlo en diapositivas. Y no al revés. Reflexionar sobre tus diapositivas no te permitirá crear ningún discurso.

Diapositivas con demasiada información

Has integrado la idea de reducir el número de diapositivas. Sin embargo, para compensar, sobrecargas de información cada diapositiva. Una vez más, gran error.

Ten en cuenta este simple consejo: “Se trata de ver más que de leer“. PowerPoint es una gran herramienta para la presentación de una idea, una imagen, un vídeo, no debe ser usado para acumular el texto.

Las diapositivas deben leerse en tres segundos o menos. Hay que desterrar toda oración siempre a favor de una o dos palabras clave que sólo destacan por la eliminación de cualquier perturbación visual alrededor.

El logotipo de la empresa, la fecha o lugar, o tu nombre pueden aparecer en la primera diapositiva, y también en la última si quieres.

Abusar de las animaciones

¿Te encanta la ciencia ficción? Mucho mejor. Pero es mejor que te olvides de tu pasión por los efectos especiales durante su presentación en Power Point. La fragmentación, el brillo… para las transiciones.

Rotación de imágenes, curvado… para las animaciones. PowerPoint tiene muchos efectos visuales y de sonido en los que es fácil caer.

Problema: te hacen perder el tiempo (antes de elegir una transición, usted ha intentado otras quince previamente) y pones a prueba la paciencia de quien te escucha… No hay peor error que acumular animaciones en la presentación en Powerpoint.

Además, el abuso de las animaciones es una prueba de que el autor de la presentación no se sabe nada de Powerpoint.

Leer lo que has escrito

Error clásico a evitar: leer las diapositivas durante la presentación. Las diapositivas habrán sido leídos por las personas que te escuchen antes de que acabes de decir la primera frase.

En efecto, una persona lee 400 palabras por minuto cuando sólo es capaz de decir 150 al mismo tiempo. Totalmente inútil y contraproducente.

Ten en cuenta que el éxito de tu presentación en powepoint no depende únicamente del pase de diapositivas (que es sólo un medio, recuerda) sino de tu “presencia en el escenario“. Si se trata de leer las diapositivas, no hace falta que vengas. Imprime las diapositivas, las repartes y te vas… Será mucho más eficaz.

Así que no te olvides de llamar la atención del público, de mirarles, de hacerles preguntas… y sobre todo, no les des la espalda.

Abusar de gráficos

Usted tiene el deseo de demostrar que usted sabe del tema. Por lo tanto, se multiplican los gráficos y tablas en la presentación en Powerpoint.

Una vez más, tenga cuidado con no abusar del recurso. Si usted quiere ser visto como un buen estudiante, su presentación será vista como descuidada o incomprensible. El público podrá, además, dejar de escucharle para tratar de analizar y comprender los gráficos.

Por lo tanto, si no se puede evitar la inserción de un gráfico piense en simplificarlo al máximo.

Ilustrar con imágenes mediocres

Para hacer su presentación atractiva y menos monótona, es posible jugar a insertar ilustraciones. Cuidado con las malas buenas ideas… Si tienes fotos de buena calidad y en consonancia con tus palabras, por qué no. Pero si usted puede buscar en Internet en busca de fotos gratis y libres, libres de derechos mucho mejor, aunque te arriesgas a utilizar imágenes de baja calidad. Sin embargo, las fotos pixeladas pueden hacer perder calidad a tu presentación en powerpoint.

Otra mala idea a prohibir: la utilización de imágenes prediseñadas. Los años 90 quedaron atrás, así que no utilices ilustraciones tan cursis.

Utilizar fuentes diferentes en las diapositivas

Otro escollo inducido por la multiplicidad de opciones de Powerpoint: usar el tamaño de las fuentes, el color y las formas. Una presentación debe ser legible, es imperativo que sea totalmente uniforme. No se trata de optar por la Verdana 25 en las primeras diapositivas antes de pasar sin razón a Times New Roman 16.

Un estudio demostró que las dos mejores fuentes a utilizar en una presentación de powerpoint son Gilles Sans y Souvenirs Lt.

Sea como sea, mantenga sus opciones de fuente durante todo la presentación en Powerpoint y siga unas cuantas reglas sencillas: tamaño mínimo 28, texto claro sobre un fondo oscuro o a la inversa, un código único de color para el fondo de pantalla… Las diapositivas se entenderán mejor que si hacemos variaciones de fuente en la presentación.

Descuidar la ortografía

Ciertamente, no todos los interlocutores conocerán al dedillo las reglas gramaticales. Y aunque te puedan sangrar los ojos, una falra de ortografía nunca ha matado a nadie. Pero cometer faltas de ortografía en la presentación de powerpoint te hará perder credibilidad.

Un simple error puede dar la imagen a tu audiencia de que no has cuidado lo que ofreces. Conclusión: revisa la ortografía.

Las faltas de ortografía son muy desagradables. No confíes en la indulgencia de tu público, las burlas están garantizada.

Consejo: lee y relee tu presentación, dásela a a leer a otros. Es crucial no cometer faltas de ortografía en tu presentación de powerpoint.

Viñetas y listas en abundancia

“Voy a tratar cinco temas: cada línea contiene tres puntos, que se dividen en dos partes…” Eso es todo, que acaba de perder a su público. Queriendo dar la máxima información con el mínimo de diapositivas, se ha optado por el uso de listas irracionales o viñetas.

Las viñetas ahogan la presentación en una arborescencia de discurso artificial. Estructurar el discurso es esencial, pero teniendo cuidado de no perderlo en listas con viñetas. Las viñetas invitan a ver varias frases o ideas en una sola diapositiva.

Si prefieres trabajar una idea por diapositiva, ilustra con una sola imagen o una sola palabra; y a partir de ella desarrolla el contenido. No utilices listas ni viñetas, y si las utilizas hazlo con moderación. Las características de lo que quieras hablar puedes presentarlas la mayor parte de las veces con una línea de texto.

Repartir una versión en papel de tu presentación

Orgulloso de tu “creación” y deseoso de ser didáctico, optas por repartir en formato papel tu presentación en powerpoint al principio de la reunió0n. Mala idea. El efecto es inmediato: tu público empezará a ojear la presentación y se olvidará de tu presencia.

En pocos minutos, el público va a leer acerca de usted mientras comienzas la presentación. Así que, después de comenzar la presentación tendrás la sensación de hablar con la pared, y la gente acabará enteteniéndose mirando sus smartphones.

Debes evitar entregar tu presentación en formato papel.

Caer en la monotonía

La monotonía de una presentación Powerpoint solo puede ser responsable de su fracaso. De hecho, sin diapositivas que den ritmo porque son visualmente similares, y usando una forma de locución monocorde acabarás aburriendo a tu audiencia.

El consejo a seguir es el de contrastar las diapositivas para crear pausas en el ritmo. La inserción de una sola diapositiva en blanco o ilustración sin texto le permite tomar un descanso, recuperar el aliento y dejar a su público la oportunidad de digerir lo que acababa de oír y pasar a la siguiente diapositiva con atención.

Descuidar las conclusiones de tu presentación

Parece que has dicho todo y no ves útil terminar en un punto alto. O te enfrentas a una audiencia que parece tener prisa, que no muestra interés o inclusa piensas que es el momento de acortarles el sufrimiento. Es una pena, porque el fracaso final de su presentación sólo se empaña con la impresión general que deja su intervención.

Su última diapositiva es una de las que quedará grabada en la memoria; trabaja en ella especialmente para que no se olvide.

Un chiste, un resumen simple y claro de tus ideas, perspectivas… cualquier significado especial para esta última diapositiva. Es esencial dejar un buen sabor de boca al final de tu presentación en powerpoint.

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