Historias del PowerPoint

Florida, 2003.

Después de dos años de problemas y retrasos constantes, finalmente, el transbordador espacial Columbia se lanzó con éxito… excepto por un detalle casi imperceptible. Durante el lanzamiento, un pequeño trozo de espuma se sueltó y golpeó el ala izquierda del transbordador espacial.

La Nasa, al tanto de este suceso y preocupada, montó un esquema de emergencia para decidir rápidamente qué hacer. Los ingenieros estudiaron profundamente el caso, intercambiaron cientos de e-mails y elaboraron un informe al respecto: Son tres archivos de PowerPoint… con las peores características que una presentación puede tener. En vez de un texto lógico y ordenado, con una introducción, una exposición de los problemas y una propuesta de soluciones, se trataba de un picoteo de ideas en un laberinto de cuadros, gráficos y flechas. Cada diapositiva tenía nada menos que 6 niveles de temas y subtemas.

La información importante (las evidencias de que el Columbia corría peligro) estaba ahí, pero organizada de manera confusa y contradictoria. Como no podían llegar a una conclusión, los directores de la Nasa decidieron no hacer nada. Al final, la tragedia tuvo lugar: Doce días después, el transbordador espacial se desintegró al entrar en la atmósfera terrestre, matando a los 7 astronautas a bordo. La comisión formada para investigar el caso señala tres causas del lamentable suceso.

Primero, daños en el ala de Columbia, segundo, errores de la Nasa y tercero… las “benditas” presentaciones de “Ppt.” Para que las ideas entrasen en el tamaño de las diapositivas, los ingenieros utilizaron abreviaturas que cambiaron o debilitadon el sentido de algunas informaciones. “El uso endémico de PowerPoint ilustra bien los problemas de comunicación de la Nasa”, concluyó la investigación del gobierno de los Estados Unidos.

California, 2003.

El ex-vice-presidente y candidato derrotado en las elecciones de 2000, Al Gore parte en busca de la Duarte Design, una empresa que se encuentra en California y tiene una especialidad: sus 48 residentes son considerados los mayores expertos del mundo en PowerPoint. Gore, que tiene fama de ser un tanto aburrido y de hablar como un robot, quiere mejorar el aspecto de una presentación que ha hecho por el país, hablando sobre los riesgos del calentamiento global. Cientos de horas de trabajo después, el resultado está listo y hermoso. Realmente, no aporta nueva información; prácticamente nada que no sea ampliamente conocido y aceptado por la comunidad científica.

Pero la presentación es tan increíble, con 266 diapositivas tan bien editadas, que se gana elogios de quien la ve. Y así, la presentación de PowerPoint se acaba convirtiendo en la película: Una Verdad incómoda, de 2006, es el primer largometraje enteramente basado en una presentación de PowerPoint (aunque en realidad, Gore y sus ayudantes utilizaron el Apple Keynote, una imitación de mejorada del programa de Microsoft). Millones de personas tomaron consciencia sobre el cambio climático. La película ganó el Oscar al mejor documental, y Gore pasó a ser considerado un gran comunicador y conquistó el Premio Nobel de la Paz. Todo esto, en buena parte, gracias a las diapositivas.

PowerPoint en ocasiones puede crear a un genio y en otras provocar una tragedia. Pero lo que hace siempre, es matar a las personas de aburrimiento. Es difícil encontrar a alguien a quien le guste PowerPoint, de hecho, en el mundo empresarial, ya es lugar común hablar mal del programa. ¿Conoces esa sensación de estar de espectador, y al ver una primera diapositiva birriosa ya sabes lo que se te viene encima? ¿Y qué decir de aquellas cadenas que llegan por e-mail, casi siempre en formato Power Point? Son completamente horrendas. Pero… ¿Cómo es posible que un programa tan odiado consiguiera dominar el mundo?

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Puede parecer difícil de creer, pero el mundo ya existía PowerPoint. En el comienzo de los años 80, la única manera de montar una presentación era escribirla en una máquina de escribir, dibujar los gráficos a mano y luego copiar todo en hojas de acetato. Las famosas (y toscas) transparencias. Entonces ya era posible hacer diapositivas en el ordenador, pero tenía un precio muy elevado: era preciso recurrir a empresas especializadas, que usaban las máquinas de gran tamaño y cobraban 500 dólares por hora. Sólo las grandes empresas y los ejecutivos podían pagar cantidades de ese calibre.

Esto fue así hasta que en 1984 Apple lanzó el primer ordenador personal con el ratón: el Macintosh. Después, el ingeniero estadounidense Robert Gaskins se dio cuenta de la necesidad de tener un programa de estas características: gracias a él, ahora cualquier persona puede hacer sus propios diapositivas en el ordenador. Gaskins desarrolló un software que acabó vendiendo a Microsoft por “tan sólo” 26 millones de dólares (hoy en día, el Office da 8 mil millones de dólares en ganancias al año). Bill Gates bautizó el programa de PowerPoint – algo así como “buen argumento”, en inglés – y lanzó la primera versión en 1987. El PowerPoint 1.0 era en “glorioso blanco y negro” y sólo funcionaba en Mac (al igual que otros muchos de los productos de Microsoft, que comenzaron en el Mac y no en PC, que en la época no tenía la potencia suficiente). Pero, como la mayoría de las empresas llevaba PC, el programa aún no ha pegado su pelotazo.

PowerPoint comenzó a conquistar el planeta 3 años después. De un día para otro, todo ejecutivo pasó a querer usar el programa, y era un símbolo de poder y modernidad. Listo. Cada vez más gente comenzó a usar el programa, que en 1990 ganó la versión para Windows, pegando ahí su gran estallido: sólo en los primeros 3 años, las ventas de PowerPoint subieron 1 400%. A partir de entonces, las diapositivas se convirtieron en el lenguaje oficial de las empresas pero también se han infiltrado en otras partes de la vida.

En Estados Unidos el PowerPoint ya es una herramienta común en los trabajos escolares, domina las comunicaciones del Ejército (se ha utilizado para planear y “vender” la invasión y posterior reconstrucción de Iraq) Incluso es empleado en iglesias. Hay varias empresas especializadas en montar y mejorar presentaciones bíblicas de PowerPoint. El PowerPoint es omnipresente porque funciona. Una serie de experimentos realizados en la Universidad de Arizona demostró que las presentaciones de diapositivas son un 30% más eficaces a la hora de persuadir a la audiencia, en comparación con un texto o una exposición puramente verbal. Y las diapositivas más convincentes son los que tienen gráficos animados, transiciones y efectos especiales… justamente las filigranas más horteras de PowerPoint.

Archivo/Insertar => Problemas

Pero todo esto también tiene un lado malo. Al mismo tiempo que ayuda a convencer respecto a la información que exponemos, PowerPoint hace más difícil profundizar y comprender su contenido. Estudios realizados en Estados Unidos y Australia han demostrado que, en una presentación de PowerPoint, las personas absorben un 20% menos información de la que cuando los datos son expuestos verbalmente. Y las diapositivas con imágenes y animaciones, que más gustan y convencen al público, son justamente los peores en ese aspecto.

Nadie sabe exactamente por qué sucede esto, pero los investigadores plantean una teoría. En las presentaciones de PowerPoint se exponen los mismos datos de varias formas diferentes (por escrito, gráficamente, verbalmente) al mismo tiempo, pero esta repetición causa de una sobrecarga en el cerebro que, en vez de aprender más, pasa a omitir parte de la información. “El PowerPoint ayuda al presentador, no a la audiencia”, cree Edward Tufte, investigador en ciencias de la Información en la Universidad de Yale, y el mayor enemigo del PowerPoint (es autor de un libro al respecto, y formó parte de la comisión de la Nasa, que acusó al programa por el accidente del Columbia). Hasta el propio creador de PowerPoint parece haber vuelto contra él. “Todas estas acusaciones son verdaderas”, admite Robert Gaskins. Gaskins dice que las personas deberían preocuparse más con el contenido, y menos con el aspecto de las presentaciones. Pero la tendencia es precisamente la contraria.

En las actualizaciones de PowerPoint de los últimos años se ofrece la opción de incluir vídeos de YouTube de las presentaciones, por citar un ejemplo. Difícilmente esto va a hacer que la información aportada sea más profunda o relevante, pero por lo menos nos provocará menos aburrimiento. Porque PowerPoint puede ser divertido: Como en PowerPoint Karaoke, un evento que fue inventado en Alemania y ya se ha extendido a Estados Unidos, Canadá e Inglaterra. Cada participante elige una de las presentaciones previamente seleccionadas por los organizadores (todas se encuentran en internet y llenas de clichés de PowerPoint, con títulos como ” Balance de Gestión Estratégica”), se sube al escenario y se trata de vender el pescado de la mejor manera posible. “Yo ni siquiera sabía acerca de lo que estaba hablando”, celebró el ganador de la primera edición del evento. ¡Que belleza! PowerPoint, no se puede pedir más.

La ciencia de la diapositiva perfecta

PowerPoint 2013

PowerPoint 2013

Diez consejos de los mayores expertos en PowerPoint

1. ¿Qué conclusión quieres trasladar a tus espectadores? Piensa en ello. Quizá empezar redactando la última diapositiva de la presentación para articular el resto desde ahí sea una buena idea.

2. Se lo más conciso posible, y no te preocupes por los detalles. El slide ideal tiene un máximo de 10 palabras.

3. Utiliza sólo los bullets cuando sea absolutamente necesario (por ejemplo: en la diapositiva de introducción, que enumera las ideas que van a ser expuestas).

4. Trata de poner sólo una idea o un gráfico por diapositiva. En caso de ser necesario más, procura dividir la información en varias diapositivas si es posible .

5. Usa de dos tipos de fuentes: una para los títulos y otra para el texto. Preferentemente usa las fuentes sin serifa (como Arial y Tahoma).

6. Evita el uso de fuentes menores de 28 puntos. El menor tamaño aceptable es de 24.

7. Al montar un gráfico, destaca la información más relevante en el propio slide (que no dependa de que tengas que usar un láser o señalarla con el dedo).

8. ¿Gráfico de la pizza cortada en porciones? Vale, pero usa la versión 2D. La versión 3D distorsiona los porcentajes. Y solo usa dos colores en los gráficos de barritas.

9. Después de terminar tu presentación, se recomienda revisar las diapositivas y ver si cada uno de ellas puede ser asimilada en un máximo de 3 segundos.

10. No leas nunca el Powepoint. No repitas para el público, en ningún caso, las frases que están escritas en las diapositivas, a menos que quieras que te ignoren.

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