Errores en las reuniones de trabajo y cómo superarlos

En el día a día de las empresas todo el mundo está muy ocupado en sus tareas, cada departamento funciona en base a sus objetivos y todos parecen tener muy claro lo que hay que hacer. El otro día me pidieron que asistiera a una reunión de empresa (una de las muchas reuniones de trabajo que se realizan en las empresas) sobre un nuevo proyecto que van a iniciar en una materia en la que se supone que soy experto.

Lejos de aportar cosas (que era lo que les interesaba) me puse a escuchar y a ver cómo evolucionaba la reunión porque aquello era un auténtico guirigay en el que se ponían de manifiesto serios problemas de comunicación interno.

¿Quién me iba a decir que me serviría para hacer un post? Al final apunté algunos errores de la reunión y lo comenté con los socios que dirigen el negocio. Por supuesto, he añadido reflexiones y puntos basados en mi experiencia laboral.

reunion con inversionistas - Reuniones de trabajo

Gente que se cree experta en las reuniones de trabajo

Esto es algo que he vivido en las empresas grandes, es como si todos supieran y estuvieran deseando aportar los cambios con los que revolucionar la marcha de la empresa. Esto se da a veces incluso cuando se hacen reuniones de trabajo con clientes. A mi me da la sensación de estar en una fiesta en la que cada uno tiene que decir lo suyo. Al final la gente habla, la gente come y cada uno acaba contando los problemas que vive la empresa en su país o en su zona. Y no pasa nada.

Lo curioso es que cuando se trata de una reunión de trabajo con un cliente se las arreglan para llegar a un acuerdo comercial que durará varios años, a una renovación de los servicios. Pero si haces un seguimiento de la información descubres que casi nadie ha aportado nada. Al menos nada nuevo en las reuniones de trabajo.

Qué hacer: aprende a diseñar y dirigir reuniones de trabajo. Tampoco nos engañemos, la comida es importante y en algunos sectores las copas de después lo son más, pero también es conveniente organizar una pre-reunión en la que se diseñen los contenidos de la reunión. Algo tan sencillo como quién enseña al cliente qué y por qué. O por qué hay que hablar de este tema y no de otro. En definitiva, sistematiza las reuniones de trabajo.

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Personas que piensan que son una fuente de inspiración

Esto es algo que he observado en algunos directivos de mediana edad y también en algunos representantes sindicales de los trabajadores. Es como si tuvieran la necesidad de impresionar a los otros. Sus aportaciones a las reuniones de trabajo a veces son demasiado largas, cargadas de anécdotas y ejemplos irrelevantes. Terminan siendo aburridos (y a veces hasta ofensivos). Su contribución a la reunión parece una arenga incontestable.

Curiosamente, cuando se convoca una reunión de trabajo es para lo contrario, estamos buscando el papel activo de los empleados, de las personas convocadas, que fueron convocadas porque interesa lo que tienen que aportar y que probablemente necesitan dar su punto de vista, expresar su opinión. Si les echamos la charla, la reunión se convierte en una pérdida de tiempo.

Qué hacer: pues está claro, dar oportunidades a los asistentes a las reuniones de trabajo para que contribuyan. Trabaje para que las cuestiones planteadas en la reunión dirijan el pensamiento hacia el objetivo que hay que abordar. Para ello se pueden hacer actividades previas para ayudar a los otros a tomar decisiones. Comunique sus propios pensamientos a través del correo electrónico o en conversaciones casuales. Si tiene que convocar una reunión previa, haga anuncios breves y nítidos (una reunión de no más de diez minutos).

Pensar que los otros están de acuerdo contigo en las reuniones de trabajo

Muchos de nosotros dependemos de guiños, sonrisas y del contacto visual de los otros para medir la aceptación que están teniendo nuestras palabras. La mayoría de los empleados harán cualquier cosa para apaciguar a un jefe. Y si el jefe parece estar molesto, el trabajador será aún más agradable. Ante actitudes extremas en las reuniones de trabajo, el trabajador hará una de estas tres cosas: 1) olvidar el tema, 2) ignorar el mensaje, 3) sabotear la idea.

Qué hacer: Llevar a cabo reuniones de trabajo con temas acordados y posicionamientos que todo el mundo considere justos y eficaces. El elemento más sencillo que hay que recordar: las personas tienen que sentir que han ayudado a la toma de decisiones que surge tras la reunión. Y sí, la reunión se hace para eso, no es una terapia grupal, se trata de tomar decisiones y cambiar estrategias.

Reunión de trabajo

Creer que los otros son adivinos

¿Cuántas veces habéis sido invitados a una reunión de trabajo sin un orden del día claro? Hacer un esquema previo de la reunión de trabajo permite a los compañeros presentarse a la misma con una visión del tema, tanto de las cosas que hay que hacer como de su punto de vista sobre los temas a tratar. Cada vez que vamos a una reunión de trabajo solemos llevar nuestras esperanzas, miedos privados y soluciones a las situaciones a las que supuestamente se dirige.

Sin una agenda clara sobre lo que se tratará en la reunión de trabajo el resultado es una mezcla entre el caos y la charla, dependiendo de la complejidad de la cuestión.

Nota: Una agenda vaga, como pudiera ser una lista de temas, es tan inútil como no tener agenda.

Qué hacer: Escriba sus objetivos para la reunión de trabajo. Luego, prepare una agenda lo más completa posible para utilizarla en la reunión de trabajo. Especifique cada paso y punto a tratar en la reunión de trabajo en base al tiempo programado. El orden del día hay que enviarlo unos días antes de la reunión para que los asistentes puedan prepararlo. Antes de la reunión llame a cada uno de los participantes para ver si tienen preguntas o quieren hablar de la agenda de temas a tratar.

La gente cree que las reuniones de trabajo son necesarias

¿Una emergencia, ha ocurrido algo inesperado? Convoque una reunión de trabajo. O mejor no. Hay que tener claro que una reunión de trabajo es un un proceso especial y a menudo costoso. Se debe utilizar solamente para obtener resultados que requieren de los esfuerzos de un grupo de personas que trabajan juntas por un objetivo común. Las reuniones de trabajo no son una cura universal para todos los problemas del grupo de trabajo. A veces se celebran por motivos equivocados, desgastan a los trabajadores y los confunden sobre los objetivos en los que están trabajando.

Qué hacer: antes de convocar una reunión de trabajo compruebe si no es posible hacer otro tipo de comunicación usando las TIC. Si funciona, nos ahorramos el coste de la celebración de una reunión. A veces hay actividades con las que podemos conseguir el mismo resultado que con reuniones de trabajo.

¿Se pierde el tiempo en las reuniones de trabajo?

Recuerdo un jefe que tuve hace algún tiempo que decía «si una reunión dura más de una hora, no sólo se está perdiendo el tiempo, también el dinero». Partiendo de la premisa tiempo = dinero , ponte a pensar en qué cosas «pierdes» más tiempo diariamente. Para mucha gente, un elemento que siempre aparecería en esa lista son las reuniones de trabajo.

La pregunta es, ¿merecen la pena esas reuniones de trabajo?, ¿realmente sirven para algo o son poco menos que formalismos en los que se suele perder más tiempo que ganar ideas?

Como era de esperar, depende de los casos. En algunas empresas los resultados se optimizan, aunque mayoritariamente en otras sólo consiguen que los empleados se distraigan y pierdan el tiempo, convirtiéndolas en una triste forma de pasar las horas.

Según algunas personas consultadas y curtidas en el duro mundo de las reuniones de trabajo, la única forma para que una reunión sea eficiente es que jefes y empleados tengan claro el objetivo que se está persiguiendo con su celebración. De otra forma, los asistentes se verán inmersos en una serie de divagaciones profundas, que en la mayoría de los casos no les afectan y por tanto, no les interesan, lo que hará que se aburran y «desconecten» a las primeras de cambio.

Te darás cuenta de que mucha gente se siente molesta al ser convocada a una reunión, pero eso ocurre únicamente cuando creen que el tema que se tratará no les incumbe demasiado, o bien, han tenido experiencias anteriores poco fructíferas. Desde luego, el anfitrión de la reunión mucho tiene que ver en todo ello.

Antes de convocar la siguiente reunión, piensa que el efecto es similar al que ocurre en las odiadas reuniones de las comunidades de vecinos. Seamos sinceros, ¿a quién le gusta asistir a estas convocatorias? Comienzan exponiéndose el tema a tratar, pero terminan con discusiones, largos discursos de vecinos que insisten en compartir con el resto sus vivencias personales, lo que hace que se alarguen de manera innecesaria dejando temas importantes aparcados para una próxima reunión, que será igualmente insoportable.

Piénsalo… ¿no te resulta familiar? ¿No es lo mismo que ocurre en más reuniones de trabajo de las que quisieras?

Pero seamos justos, no todo es tan negro. En determinados casos, la celebración de una reunión de trabajo es el mejor camino para afrontar determinadas circunstancias en la empresa, puesto que bien planificada y optimizada, permiten aprovechar sus puntos fuertes:

  • Aunar las aportaciones de distintas personas, sintiéndose implicadas en el proyecto y trabajando en la misma dirección.
  • Detectar los problemas que impiden alcanzar determinados objetivos.
  • Planificar la evolución y los proyectos de futuro de la empresa.
¿Se pierde el tiempo en las reuniones de trabajo?

¿Se pierde el tiempo en las reuniones de trabajo?

Pero para ello es necesario aplicar una serie de trucos que facilitarán las cosas en gran medida:

  • Contar con un moderador o líder de la reunión que optimice su funcionamiento.
  • Definir el objetivo.
  • Fijar un orden para establecer los temas a tratar.
  • Respetar el objetivo de la reunión y no aprovechar para tratar otros temas personales o de otra índole que necesitarían otro tipo de foro o una nueva reunión.
  • Respetar el turno de la palabra.
  • Intentar salir de la reunión habiendo llegado a algún grado de acuerdo o compromiso entre los participantes.
  • Evitar exceder una hora de duración.

De todas formas, como decía aquel «los tiempos cambian que es una barbaridad» y así las cosas, la tecnología se impone y aunque sea imposible suprimir todas las reuniones, al menos cada vez más prescindiremos de aquellas que nos obligan a realizar largos desplazamientos, con el ahorro de costes y tiempo que eso supone.

Si estás interesado en comenzar a aplicar las nuevas tecnologías en tu empresa, puedes encontrar en el mercado una interesante oferta de empresas que pueden proporcionarte este servicio. Para que te hagas una idea, el coste de alquilar un equipo de videoconferencia durante una hora oscila entre los 100 y 200 euros, mientras que si pretendes comprar un equipo, tendrás que estar dispuesto a desembolsar a partir de seis mil euros. Pero antes de hacer ese tipo de desembolso, piensa en el uso de Skype.

De todas formas, si tus actuales circunstancias no te permiten estos desembolsos, siempre puedes recurrir al socorrido correo electrónico que en algunas ocasiones bien utilizado te permitirá evitar reuniones de trabajo indeseables y optimizar tu tiempo de trabajo.

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