En este artículo queremos ayudarle a usted y a todos nuestros lectores a encontrar la manera de diseñar un diagrama de flujo de trabajo en su empresa.
Empecemos por decir que un diagrama del flujo de trabajo es un diagrama que muestra cómo dividir el trabajo en la oficina, mientras se mueve entre personas o semestres, como se distribuyen a través del tiempo y cómo son los cambios en el trabajo realizado correspondiente a los tiempos estimados.
Aprenderemos rápidamente a cómo crear un diagrama del flujo de trabajo, para garantizar un ritmo aceptable y también un resultado elogiable en nuestra empresa.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Para que entiendas qué es un diagrama de flujo, recurriremos a una definición simple y objetiva:
Diagrama de flujo es un tipo de diagrama (un dibujo) que representa gráficamente una secuencia de eventos, los pasos necesarios para llevarla a cabo y las decisiones tomadas durante un proceso.
En lenguaje gráfico el “diagrama de flujo” es muy popular y es casi un sinónimo de notación de flujo de proceso.
Utilizan un conjunto de símbolos de diagrama de flujo que indican diferentes actividades, eventos y agentes.
De hecho, hay 4 categorías de símbolos de diagrama de flujo: elementos de flujo (eventos, tareas y desviaciones, también conocidos con puertas de enlace), rayas y piscinas, conectores, elementos de datos y artefactos.
¿Te quedó claro qué es un diagrama de flujo de trabajo?
¿Dónde se usan los diagramas de flujo de trabajo? Son muy utilizados en empresas, para mapear procesos de negocios, entender cómo suceden y luego optimizar esos procesos para que sean más eficientes y eficaces, generando más productividad y mejores resultados para la empresa.
Por lo tanto, saber cómo dibujar procesos de trabajo utilizando diagramas de flujo es una habilidad muy importante, que pronto verá cómo se puede hacer.
Pero hay otros lugares donde se usan diagramas de flujo. En el ámbito académico y en la investigación, un diagrama de flujo puede ayudar a comprender cómo ocurre un fenómeno en la naturaleza.
Además, algunos tipos de diagramas de flujo pueden ayudar a tomar decisiones, llevar a cabo inversiones e incluso resolver acertijos. Para ello, se analizan todas las posibilidades de resultados que un flujo de actividades o eventos puede resultar y se elige la decisión más favorable, la inversión más lucrativa o la respuesta más probable.
4 pasos para hacer un diagrama de flujo de trabajo
Paso 1: Lo primero que tenemos que saber es que el diagrama de flujo se puede hacer de derecha a izquierda, pero en realidad el método más práctico es de arriba a abajo y luego se convierte fácilmente en un diagrama de flujo desplegada.
Visualizamos los principales pasos del proceso y dibujamos el diagrama de flujo, sólo el orden en el que tienen lugar.
Dibujamos también una lista de los empleados de nuestra oficina o incluso de nuestra empresa: agrupamos entonces todos aquellos que comparten la misma función.
Paso 2: Al lado de la lista de los empleados o departamentos, también hacemos otra con las diferentes tareas que especifica a quien se le atribuyen: junto a cada tarea, se estima la cantidad de tiempo que se considera más adecuado para lograrlo. Una hora, dos horas, treinta horas a la semana.
Paso 3: Si usted tiene una empresa grande, sin duda necesitará la colaboración de otras personas para registrar todos los datos pertinentes, tales como la cantidad de tiempo real empleado, para completar la tarea u observaciones asignado durante el proceso.
Dibujamos un gráfico circular para cada empleado, que representa a la jornada de trabajo semanal o diario, y dividimos el diagrama en secciones en función del tiempo de la dedicación de los empleados a su trabajo.
Paso 4: Dibujamos otro gráfico con la cantidad de tiempo que se considera apropiado para cada trabajo y luego comparamos, por lo que podemos ver si el flujo de trabajo es la adecuada.
También hacemos una tabla con todas las tareas para llevar a cabo en nuestra empresa para los más pequeños, señalando a cada lado por las horas a la semana o que no se dedican de acuerdo con la propia naturaleza de la tarea y el lugar donde se lleva a cabo.
