Para saber como hacer inventario en una empresa, primero hay que entender que es un inventario. Un inventario es, sencillamente, la manera de llevar un control de los bienes que posee una empresa, por medio de un proceso de contabilización y descripción de los mismos.
Es algo que toda empresa o compañía, sin importar su tamaño, debería hacer inventario, de modo que se pueda estar consciente de con cuanto se cuenta realmente.
Sin embargo, las empresas suelen dejar de hacer inventario, ya sea por falta de tiempo, o por lo tedioso que es.
Parece difícil de creer que algo tan importante como es el inventario, sea tan ignorado por el área de las empresas dedicadas a llevar dicho inventario. Pero la verdad es que, en más ocasiones que las que nos gustaría admitir, las empresas suelen estar atrasadas con su inventario. Y quizás no suponga un gran problema a grandes rasgos, pero, con el tiempo, una empresa que no lleva control de sus bienes, puede sufrir alguna pérdida relacionada a los mismos.
Importancia del inventario en una empresa
Es cierto que una de las razones por las cuales las empresas retrasan hacer inventario, es porque, para poder realizarlo, tienen que detener sus actividades financieras y económicas por todo un día.
Quizás para una empresa pequeña esto no suponga grandes gastos o problemas, pero para una empresa grande, que detenerse significa perder oportunidades sumamente grandes, sí representa un pequeño inconveniente, sin embargo, el inventario es algo que eventualmente, todas las empresas deberán hacer inventario.
Llevar un inventario actualizado, le permite saber a la empresa que es lo que realmente tiene, y cómo manejarse con ello para los periodos por venir.
Esto no aplica únicamente a las empresas que trabajan con venta/producción de productos, pues también incluye a esas empresas que aunque no estén relacionadas con este campo, tienen personal o empleados, y esos empleados requieren de ciertas comodidades o requisitos que entran dentro de un inventario, por lo tanto, también es importante para ellos.
Los inventarios les permiten a las empresas saber con que recursos cuentan, con que productos, o que bienes poseen, pero no solamente esto, sino que les permite saber en que estado están dichos bienes, y cuando valen actualmente, de tal forma que pueden tener un registro de todo esto. Los inventarios son una herramienta sumamente útil que las empresas deben aprovechar al máximo, en vez de ignorarlo.
Que necesitamos para hacer inventario en la empresa
Pasos simples para hacer inventario en una empresa
Lo primero que se necesita para hacer inventario en una empresa, es tiempo. Se recomienda hacer inventario al menos una vez al año, sin embargo, sí se puede hacer con más frecuencia, sería muchísimo mejor para la empresa en cuestión, pues tendrán datos más actualizados a su alcance.
Antes de hacer inventario, es necesario saber qué es lo que se piensa contabilizar, y bajo qué criterios. Esto se refiere a tener en cuenta los materiales que se llevarán bajo este control, y que datos se quiere obtener de ellos. Seguido de esto, se recomienda contar con una herramienta completamente funcional para llevar a cabo el inventario.
Es decir, las empresas suelen tener algún tipo de programa (como Excel, por ejemplo) en los cuales vacían todos los datos obtenidos del inventario, y que son posteriormente guardados en una base de datos. Esto se hace con la intención de llevar orden cronológico en los inventarios, y de hacer que los mismos sean de fácil alcance.
Tres cosas para hacer inventario
Básicamente, solo se necesitan tres cosas para hacer inventario digno de cualquier empresa. La primera viene siendo el tiempo para poder llevar a cabo dicho inventario, la segunda es tener un plan, una idea de que se va a contabilizar, y la tercera, y quizás más importante, es contar con un programa que esté diseñado específicamente para poder mantener orden de los inventarios que se hagan a través de los meses, o de los años. En el peor de los casos, siempre puedes recurrir a alguna de las muchas empresas de outsourcing que hay en nuestro país para que haga la tarea.
