Calculadora de tarifas freelance: Cómo calcular tu tarifa por hora y por proyecto

Hay un cálculo que casi todos los freelances principiantes hacen mal y que les cuesta años de su vida descubrir. Es este: «en mi último trabajo cobraba 1.800 € netos al mes por 160 horas, así que si divido… mi tarifa freelance debería ser unos 11-12 € la hora».

Esa cuenta es la receta exacta para acabar trabajando más, ganando menos y dejándolo en dos años.

El problema no es matemático. Es de marco mental. Cuando estabas en nómina, alguien estaba pagando por ti la cuota a la Seguridad Social (un 30% adicional sobre tu sueldo bruto), las vacaciones pagadas, los días de baja, la formación, el ordenador, la luz de la oficina, el seguro de responsabilidad civil y las pausas para ir al baño. Como freelance, todo eso lo pagas tú, salvo el baño. Y si tu tarifa no lo refleja, no estás cobrando: estás subvencionando a tus clientes con tu propio bolsillo.

Esta calculadora resuelve ese problema. Parte de tu sueldo neto deseado y de tus gastos reales, aplica la fiscalidad española vigente para 2026 (los 15 tramos del RETA, el IRPF estatal y autonómico de tu comunidad, el IVA, el MEI), y te dice exactamente cuánto necesitas cobrar por hora —y por proyecto— para que las cuentas cuadren al final del año.

No es una herramienta motivacional. Es una herramienta de supervivencia.

Por qué tu tarifa actual probablemente está mal calculada

Error 1: Crees que trabajas 160 horas al mes

No las trabajas. Aunque facturases ocho horas todos los días laborables del año, son 1.760 horas máximo. Pero nadie factura el 100% de su tiempo. Hay reuniones de venta que no cobras, presupuestos que no aceptan, formación, gestión administrativa, búsqueda de clientes, baja por gripe, tu cuñado que necesita «una cosita rápida» para el cumpleaños de tu sobrina.

La realidad: un freelance medio factura entre 800 y 1.300 horas al año. Si has calculado tu tarifa sobre 1.760, te has metido un agujero del 30-50% antes de empezar.

Error 2: No has metido la cuota de autónomos en el cálculo

Desde 2023 la cuota del RETA depende de tus ingresos reales. En 2026, prorrogados los tramos de 2025, va desde 205,88 €/mes (rendimientos hasta 670 €) hasta 590 €/mes (más de 6.000 €). Si vas a facturar 35.000 € de beneficio anual, tu cuota será de unos 393 €/mes. Eso son 4.700 € al año que tu tarifa tiene que cubrir y que muchos freelances olvidan completamente al fijar precios.

Error 3: Has confundido facturación bruta con sueldo

Una factura de 1.000 € + IVA no son 1.000 € para ti. El IVA no es tuyo (lo recaudas para Hacienda). Sobre los 1.000 € te restan: el 15% de retención de IRPF que el cliente ya descuenta (y que después regularizas), tu parte proporcional de la cuota RETA, los gastos del negocio, y el IRPF final que toque según tu base liquidable. De esos 1.000 €, te quedan en bolsillo entre 450 € y 600 € dependiendo de tu comunidad autónoma y tus gastos.

Error 4: No tienes en cuenta los días que no facturas

Vacaciones (legalmente no las tienes, pero las necesitas: 22 días). Bajas por enfermedad (mínimo 10 días al año reservados, aunque no las uses). Festivos. Días de gestión administrativa pura. Días entre proyectos. Si no metes esto en el cálculo, estás obligándote a no enfermar nunca y a no descansar jamás, lo cual no solo es matemáticamente imposible, sino que es la antesala del burnout.

La fórmula correcta: cómo calcular una tarifa freelance sostenible

La fórmula que usa esta calculadora es esta:

Tarifa por hora = (Sueldo neto deseado + IRPF + Cuota RETA + Gastos del negocio) / Horas facturables reales

Lee la fórmula despacio. Lo importante no son los números: es el orden mental que impone.

1. Empiezas por lo que necesitas para vivir. No por lo que crees que el mercado paga. Vivir incluye comer, alquiler, ahorrar para emergencias, vacaciones, pareja, hijos si los tienes, y un plan de pensiones porque el público te llegará tarde, mal, o no llegará.
2. Sumas los impuestos. No son opcionales ni negociables.
3. Sumas los gastos reales del negocio. Todos. Incluyendo amortización del portátil, formación, software, asesoría, seguros y el café del coworking si trabajas allí.
4. Divides por las horas que de verdad vas a facturar. No las que estás «trabajando». Las que estás cobrando a un cliente.

El resultado es tu tarifa mínima sostenible. Por debajo de ella, pierdes dinero. Es así de literal.

Calculadora: cuánto debes cobrar como freelance en España (2026)

Ajusta los tres bloques —objetivos, gastos, situación fiscal— y la calculadora actualiza la tarifa en tiempo real. Los tres tabs superiores te permiten guardar escenarios diferentes: el conservador (pocos clientes, baja ocupación), el base (situación normal) y el optimista (cartera estable). Compáralos. La diferencia entre uno y otro suele ser brutal: la misma persona puede necesitar cobrar 35 €/hora o 65 €/hora dependiendo de cuántos días al año tenga clientes facturándole.

Qué meter en cada bloque (y qué pasa si no lo metes)

Bloque 1: Tus objetivos

Sueldo neto mensual deseado. Empieza por lo que ganabas en nómina si vienes de un trabajo por cuenta ajena. Súmale un 15-20%. ¿Por qué? Porque pierdes derechos: paro, indemnización por despido, baja con prestación completa desde el primer día, formación pagada. Ese plus compensa el riesgo.

Vacaciones y reserva de enfermedad. 22 días de vacaciones es lo legal en cuenta ajena, y tú no eres menos. 10 días de reserva por enfermedad es un mínimo conservador: nadie pasa un año sin un resfriado. Si tienes hijos pequeños, sube a 20.

Horas facturables al día. El error más común. Pones 8 y la calculadora escupe una tarifa baratísima, te emocionas, sales a vender, y a los seis meses no llegas a fin de mes. Lo realista son 4-6 horas facturables por día. El resto del día existe pero no se cobra: emails, propuestas, reuniones de captación, formación, contabilidad, viajes.

Tasa de ocupación. Qué porcentaje de los días laborables estarás efectivamente con un cliente activo. Para un freelance establecido es el 75-85%. Para alguien que empieza, el 50-60%. No es lo mismo trabajar todos los días que cobrar todos los días.

Bloque 2: Tus gastos reales

Aquí la mayoría de freelances mienten —a sí mismos, no a la calculadora. Despliega cada acordeón y mete cifras honestas.

Espacio de trabajo. Si trabajas desde casa, una parte proporcional del alquiler/hipoteca y de los suministros es deducible y debe aparecer en tu tarifa. Si tienes coworking u oficina, el coste íntegro.

Software y herramientas. Suma todas tus suscripciones SaaS (es más de lo que crees). Y mete la amortización del equipo: divide lo que cuesta tu setup completo (portátil + monitor + móvil + sillas) entre 36 meses. Es el coste mensual real de tener herramientas para trabajar.

Servicios profesionales. Gestoría, comisiones bancarias profesionales, dominio, hosting, marketing, web. Aunque trabajes solo, no trabajas en el vacío.

Seguros y protección. Aquí está la diferencia entre un freelance principiante y uno que dura. Responsabilidad civil profesional (entre 15 y 50 €/mes según sector): un día un cliente te demanda y la pagas. Seguro de salud privado: la baja por enfermedad de la Seguridad Social del autónomo es ridícula los primeros 20 días. Plan de pensiones: la pensión pública del autónomo medio en España ronda los 900 €/mes. Si quieres jubilarte con dignidad, ahorra.

Movilidad y otros. Transporte a clientes, dietas profesionales, viajes, formación específica.

Bloque 3: Situación fiscal

Comunidad autónoma. Importa más de lo que crees. La diferencia de IRPF entre Madrid (tipo máximo 20,5%) y Comunidad Valenciana (29,5%) puede suponer 3.000-5.000 € al año en una facturación media. La calculadora aplica los tipos vigentes en 2026 para tu comunidad.

Tarifa plana de autónomos. Si te das de alta por primera vez (o no has estado de alta en los dos años anteriores), pagas 88,64 €/mes el primer año (incluye MEI). Es una bonificación importante pero no la metas en tu tarifa estructural: cuando expire tendrás un sobresalto. Calcula la tarifa con cuota normal y guárdate el ahorro de la tarifa plana como colchón.

Sector. Solo se usa para la comparativa de mercado del lateral. No afecta al cálculo de tu tarifa.

Cómo leer el resultado

La calculadora te da tres números clave:

Tarifa por hora mínima. Lo que necesitas cobrar la hora para no perder dinero. No es lo que vas a cobrar siempre: es el suelo. Por debajo, pierdes. Por encima, cobras lo que el mercado te permita y tú quieras pelear.

Tarifa por día completo. Útil para clientes que contratan jornadas (consultoría, formación, sesiones de fotografía). Es simplemente la tarifa hora multiplicada por las horas facturables que pones por día.

Facturación bruta anual necesaria. Lo que tienes que sacar al año en facturas (sin IVA) para que el resto del cálculo funcione. Si esta cifra te parece imposible alcanzar con tu cartera actual, el problema no es tu tarifa: es tu cartera, tu marketing o tu oferta. Subir la tarifa no resuelve no tener clientes.

El gráfico de reparto es el momento incómodo. Te enseña que de cada 100 € que facturas, una parte importante (a veces la mayor) no es para ti. Asumirlo es lo que separa a un freelance de un autónomo enfadado.

La comparativa de mercado te dice si tu tarifa calculada está dentro de los rangos habituales en tu sector. Tres veredictos posibles:

• Por debajo del mínimo: tu tarifa no es competitiva… pero al revés. Significa que tus gastos son muy bajos o tus expectativas de neto son tan modestas que estás dejando dinero sobre la mesa. Sube objetivos.
• Dentro del rango: estás bien. Cobra eso o un poco más, y vende valor, no horas.
• Por encima del máximo: o eres senior con mucho posicionamiento, o has metido demasiados gastos / pocas horas / objetivos demasiado altos. Revisa antes de salir a vender.

Cómo pasar de tarifa por hora a tarifa por proyecto

La tarifa por hora es la unidad de medida interna del freelance. Pero salir al mercado pidiendo "55 €/hora" es a menudo contraproducente: el cliente entiende horas (que puede contar) pero no resultados (que es lo que compra).

La traducción a presupuesto cerrado es esta:

1. Estima las horas que te llevará el proyecto. Sé honesto contigo mismo. Multiplica por 1,3 (siempre tardas más de lo que crees).
2. Multiplica horas estimadas × tu tarifa. Eso es tu coste interno.
3. Añade un margen del 15-25% para imprevistos, revisiones del cliente, alcance que se expande.
4. Eso es tu precio mínimo. El precio real al cliente puede ser más alto si el proyecto tiene urgencia, complejidad, o aporta más valor del que cuesta producir.

El botón "Generar presupuesto" de la calculadora hace exactamente eso. Le metes el cliente, el proyecto, las horas estimadas y el margen. Te genera un presupuesto con base imponible, IVA al 21%, retención del IRPF al 15% y total a pagar. Lo descargas como HTML (lo abres en navegador y le das a "Imprimir → Guardar como PDF") y lo envías al cliente.

Errores típicos al usar la calculadora

«Ah, pues con 35 €/hora me cuadra». Sí, pero ¿estás seguro de que vas a facturar 800 horas al año desde el primer día? Comprueba el escenario "Conservador". Si en él la tarifa se dispara a 60 €/hora, la realidad de tus seis primeros meses se parecerá más a eso.

«No voy a meter el plan de pensiones, ya lo haré más adelante». Hace doce años dijiste lo mismo del gimnasio. Méte 200 €/mes ahora, recalcula, y observa cuánto sube tu tarifa. Es exactamente eso lo que te toca cobrar para poder ahorrar para tu jubilación. Si decides no cobrarlo, estás decidiendo no jubilarte.

«Mis competidores cobran menos». Probablemente. Y probablemente están ganando menos que un mileurista en nómina, sin contrato, sin paro y sin baja. La pregunta no es "¿qué cobran ellos?" sino "¿pueden mantenerlo cinco años más?". Si la respuesta es no, no son competencia: son cadáveres profesionales con factura.

«¿Y si pierdo clientes por subir la tarifa?». Probablemente perderás algunos. Los que pagaban poco. Tu margen subirá, tu volumen bajará, y tu vida mejorará. Hay un teorema no escrito del trabajo freelance: doblar la tarifa rara vez divide los clientes por dos. Más bien por 1,3.

Qué hacer con el número que sale

1. Compáralo con lo que cobras hoy. Si cobras menos, tienes un problema y ahora lo tienes cuantificado.
2. Decide la transición. No subas todos los precios mañana de golpe. Empieza por clientes nuevos. A los antiguos, anúncialo con 60 días de antelación.
3. Revísalo cada seis meses. Tus gastos suben (la inflación, el SaaS sube cada año un 10-15%), tu experiencia sube, tu tarifa debería subir.
4. Guárdalo escrito. En la propia calculadora puedes guardar tres escenarios. Vuelve a ella cuando un cliente intente apretar precios. Tener el cálculo delante es la mejor defensa contra el síndrome del impostor económico.

Preguntas frecuentes

¿Esta calculadora vale para sociedades limitadas? No. Está diseñada para autónomos persona física en estimación directa. Una SL tiene impuesto de sociedades, retribución del administrador y otra estructura. Consulta con tu gestoría.

¿Y si tributo por módulos (estimación objetiva)? La calculadora aplica la fórmula de estimación directa. Si estás en módulos, los números son orientativos pero el cálculo de IRPF no será exacto.

¿Por qué la cuota RETA cambia según mis gastos? Porque desde 2023 cotizas por rendimientos netos reales (ingresos − gastos − reducción 7% genéricos). Más gastos deducibles = menor rendimiento neto = tramo más bajo = menor cuota. La calculadora itera el cálculo hasta encontrar el equilibrio.

¿Por qué no incluye el IVA en la tarifa? Porque el IVA no es tuyo. Lo añades a la factura, lo recaudas y lo entregas a Hacienda en el modelo 303 cada trimestre. Tu tarifa profesional es siempre sin IVA.

¿Y la retención del 7% para nuevos autónomos? Si llevas menos de 3 años de alta, puedes aplicar 7% de retención de IRPF en facturas en lugar del 15%. Eso solo afecta al flujo de caja (Hacienda te retiene menos durante el año), no al impuesto final, que se regulariza en la declaración de la renta. La calculadora calcula el IRPF anual real, así que es indiferente para tu tarifa.

¿Por qué Madrid tiene IRPF más bajo que Valencia? Porque el IRPF tiene un tramo estatal común (igual para todos) y un tramo autonómico que cada comunidad fija. Madrid mantiene tipos bajos como política fiscal; Valencia los tiene altos. La diferencia para una facturación media puede ser de 2.000-4.000 €/año. La calculadora aplica la escala vigente en 2026 de tu comunidad.

Cierre

Calcular tu tarifa freelance correctamente no te garantiza ganar más. Te garantiza no perder. Es la diferencia entre un negocio que dura y uno que muere por un mal Excel inicial.

Guarda esta página. Vuelve a ella cada seis meses. Y la próxima vez que un cliente te diga "es que mi presupuesto es muy ajustado", abre la calculadora delante de él y enséñale por qué tu tarifa es la que es. La conversación cambia.