5 tips para superar con éxito una auditoría en Esquema Nacional de Seguridad

Desde el Esquema Nacional de Seguridad se están promoviendo una serie de medidas y políticas de seguridad relacionadas con el uso de medios electrónicos en las empresas.

El objetivo es conseguir unos principios básicos bajo una serie de requisitos mínimos que permitirán proteger la información de la empresa y los sistemas informáticos que se utilizan para ofrecer los servicios a sus clientes.

El Esquema Nacional de Seguridad surge a partir de la Ley 11/27, que trata sobre el acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. En el artículo 42.2 se define en qué consiste el Esquema Nacional de Seguridad.

El Esquema Nacional de Seguridad está regulado por el R.D. 3/2010 que fue modificado por el R.D. 951/2015.

El Esquema Nacional de Seguridad afecta a la administración pública, pero también a todas las empresas que contratan con ella
El Esquema Nacional de Seguridad afecta a la administración pública, pero también a todas las empresas que contratan con ella. Imagen de TheDigitalWay en Pixabay

¿Para qué sirve el Esquema Nacional de Seguridad?

Como puedes pensar, el Esquema Nacional de Seguridad está pensado para mejorar la seguridad de la Administración Pública, comprometiendo también a las empresas que proveen sistemas de información o proveen sercicios a la misma.

Como consecuencia de ello, el Esquema Nacional de Seguridad se ha convertido en un estándar de seguridad también para las empresas privadas.

Auditorías del Esquema Nacional de Seguridad

La verdad es que las auditorías existen para traer beneficios a la propia organización (además de la seguridad de los consumidores, por supuesto). En la práctica todo es más difícil, esto cualquiera puede entenderlo, y cualquier error puede ser crucial, es cierto. Sin embargo, una buena estrategia es ver las auditorías como oportunidades de mejora.

Esto puede parecer muy evidente, algo como implementar el esquema nacional de seguridad en la empresa necesita que desde la propia empresa se esté de acuerdo con las normas y requisitos de la propia organización es una necesidad. De nada sirve predicar calidad y no practicar. Puedes creerme, el consumidor sabe muy bien diferenciar una marca realmente comprometida en entregar lo mejor.

Lo primero que debe saber para superar con éxito una auditoría en Esquema Nacional de Seguridad es que la calidad es cultura. Los procesos deben ser ejecutados de la manera correcta en el día a día y el equipo debe estar 100% inserido en las metas y política de la empresa.

En el caso de la auditoría en Esquema Nacional de Seguridad debemos tener muy claro que la auditoría se realiza cada dos años por personal autorizado por el Centro Criptológico Nacional.

Sabiendo esto, vamos a aclarar la diferencia entre auditoría interna y auditoría externa, además de la importancia de cada tipo de auditoría.

Auditoría interna

A diferencia de lo que mucha gente ve, las auditorías vienen a sumar, no a obstaculizar. A través de las auditorías internas se realiza un análisis del sistema de gestión. Todo lo que está fuera de las normas, o incluso, fuera de lo que fue estipulado por la propia organización, puede ser identificado y corregido.

Llevar a cabo una auditoría interna antes que la externa es esencial para prepararse. Por lo tanto, es posible identificar posibles incumplimientos y comenzar a tratarlos.

Recuerde que para lograr superar una auditoría de cualquier tipo es necesario estar realmente comprometido con los mejores resultados. Por lo tanto, asegúrese de que la auditoría interna esté lo más cerca posible de lo que será la externa.

Auditoría externa

La auditoría externa es el miura al que tantos tienen miedo. El momento en que todos entran en pánico, pero calma, si todo está en orden, no hay nada que temer. Como dije, las auditorías vienen a sumar.

Este es el momento de recibir un organismo certificador en la empresa. Por lo tanto, es bueno que todo se ajuste y funcione perfectamente.

Tenga en cuenta que todo lo que está fuera del estándar, no es culpa del auditor. Por cierto, puede que no sea necesariamente culpa de nadie, es solo un estímulo para tomar medidas que corrijan los errores y generen mejoras en el proceso.

Y bueno, si quieres desfilar con un certificado de normas como ISO 9001 o el esquema nacional de seguridad, entonces lo mínimo que se debe hacer es luchar por él, ¿verdad? Y esta lucha debe ser diaria y continua.

5 consejos para superar una auditoría en esquema nacional de seguridad

Te damos algunos consejos para superar una auditoría en Esquema Nacional de Seguridad
Te damos algunos consejos para superar una auditoría en Esquema Nacional de Seguridad. Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

Información documentada

¿La información está organizada y documentada? Asegúrese de tener a mano todo lo necesario para comprobar el funcionamiento del sistema de gestión.

Esto se aplica tanto a la auditoría interna como a la externa. Por cierto, esto vale como un consejo para tener en su organización siempre. Cuanto más organizada esté la información, mejor será el funcionamiento del sistema, y más fácil será involucrar al equipo en los objetivos.

Conoce bien el sistema. Si es necesario acompáñate de los consultores que te ayudaron en el proceso de auditoría interna o del equipo de trabajo de tu empresa que te apoyó en la implantación.

Sinceridad y objetividad

Ni siquiera intentes seguir explicando lo mismo de mil maneras para impresionar al auditor. El negocio es objetividad. Deberías estar preparado para responder las preguntas siendo lo más objetivo posible.

El auditor no es tu enemigo en ningún caso, en ningún caso debes enfrentarte a él o a ella. Facilita su trabajo, se sincero y sobre todo: no intentes enganarle.

Mantenga los registros al día

La información debe estar actualizada y los documentos presentados deben estar vigentes. Un sistema de calidad debe realizar un seguimiento de los resultados, estar atento a la validez de los documentos y actualizar la información necesaria cuando sea necesario.

Por lo tanto, mantenga los registros siempre al día.

La planificación es todo

Puede parecer una locura decir esto, pero muchas personas aún no entienden el valor de una planificación. Entienden menos aún la importancia de sacarlos del papel y actuar de acuerdo con lo planeado.

El hecho es que no es posible medir lo que no está planeado. La planificación debe ser el primer paso hacia la apertura de una empresa, debe estar presente en las reuniones donde se plantean los objetivos empresariales y también en las de monitorización. Antes de las auditorías no podría ser diferente, hacer una planificación de todo lo que hay que hacer antes, durante y después de que la empresa sea auditada.

¡Adelántate! Prepare a su equipo para recibir al auditor. Ten a mano toda la documentación. No pierdas el tiempo en busar documentos, acceder a aplicaciones que ya de ante mano sabes que te van a mirar.

Un equipo comprometido es el alma del negocio

Los trabajadores comprometidos marcan la diferencia, tanto en las auditorías, como también en los resultados de la empresa de manera general.

Asegúrese de tener un equipo bien entrenado en la misión, visión, valores y política de la empresa. De esa forma, todos tendrán todo en la “punta de la lengua” y no serán atrapados por sorpresa en ningún cuestionamiento.

Estos fueron algunos consejos para garantizar el éxito en las auditorías y tener su sello de calidad. El sello de calidad debe verse tanto como una estrategia externa, como también interna. Además de la imagen de la empresa ante el consumidor, también es necesario tener en cuenta la calidad y el compromiso en cada etapa del proceso.

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