Áreas de una organización – ¿Cuáles son y qué funciones tienen?

El desarrollo de una empresa requiere varias condiciones. Por ejemplo, es necesario establecer servicios comerciales clave. Este artículo incluye información relevante sobre las áreas de una organzación que garantizan el desarrollo de una empresa.

No será posible enumerar todas las áreas de una organización concreta, ya que las mismas varían en base a las necesidades de cada empresa. Intentaremos poner ejemplos de áreas de organización en empresas que sean comprensibles

Principales áreas de una organización

Departamento de planificación estratégica - Áreas de una organización
Departamento de planificación estratégica

Departamento de planificación estratégica

Lo que está sucediendo en la empresa hoy es el resultado de las acciones tomadas ayer. Lo que sucederá en el futuro será el resultado de las acciones que se lanzan hoy o que se están preparando para lanzar mañana.

Igual que un emprendedor hace un plan de negocios antes de lanzar una nueva actividad, un empresario, ajustará su plan estratégico para tener en cuenta las realidades (el mercado no responde nunca como uno se imagina…) o para aprovechar las oportunidades que no van a suceder de nuevo o porque usted acaba de discernir una nueva oportunidad de negocio en su entorno.…

Las señales internas de la compañía (clientes insatisfechos, problemas de flujo de efectivo, investigación y / o desarrollo tardando más de lo esperado, resignación o incompetencia de un empleado…) así como las señales externas (aparición de un nuevo competidor, nuevas expectativas de los clientes, oportunidad de bienes raíces…) deben llevarnos a reflexionar… y decidir, asegurando al mismo tiempo la coherencia de las políticas decididas.

Tener una visión clara del camino a seguir y hacérselo comprender a todos los trabajadores a través de una multitud de decisiones diarias, cuya misión es implementar las líneas de trabajo en todas las áreas de una organización.

En este sentido no es aconsejable cambiar de decisiones todo el tiempo, debemos mantenerlas el tiempo suficiente para poder decidir si son buenas o no. Este tiempo depende esencialmente de la naturaleza de sus actividades.

La función de «planificación estratégica», debe resultar periódicamente de un análisis S.W.O.T. (Strenghts – Weaknesses – Opportunities – Threats), o D.A.F.O. (Debilidades – Amenazas – Fortalezas – Oportunidades) es a menudo una función olvidada o descuidada dentro de las PYMES. Esto se debe, a que en las pequeñas empresas, la función de este área de la empresa es desempeñada por el gerente o propietario de la misma siendo una de las áreas de una organización más importantes.

Departamento comercial - Áreas de una organización
Departamento comercial

Departamento comercial

El objetivo del área de ventas es garantizar la comercialización de productos y servicios de la empresa. Para lograrlo, el equipo lleva a cabo varias tareas. En la lista, podemos citar la redacción de las respuestas comerciales a las necesidades de los clientes, la prospección, la tramitación de los contratos en curso… su principal objetivo es generar el dinero necesario para sostener la empresa: remuneración de los empleados, facturas de los proveedores, etc.

Es probablemente el departamento clave para cualquier empresa. Junto con la planificación estratégica una de las áreas de una organización que resultan claves para el éxito de la empresa.

Departamento de finanzas - Áreas de una organización
Departamento de finanzas

Departamento de finanzas

La función principal del área de contabilidad y finanzas es equilibrar el estado financiero de la empresa. Por esta razón, contribuye de manera decisiva a la determinación del precio de venta de un producto. Se encarga de las tareas relacionadas con el banco. En términos concretos, entra en juego durante la aplicación o reembolso de un préstamo. También paga los diversos gastos de la compañía: Alquiler, factura de electricidad, salarios del personal.

Todos los aspectos financieros también deben gestionarse con rigor porque es esencial que en todo momento exista un equilibrio entre las necesidades financieras y los recursos financieros a riesgo de no poder garantizar la sostenibilidad de la empresa.

Departamento de dirección y administración

Son necesarios multitud de actos administrativos para garantizar el buen funcionamiento de los servicios de producción y venta de cualquier empresa.

Algunos de estos actos son impuestos (IVA, seguridad social, publicación de cuentas anuales…), otros son simplemente esenciales para el funcionamiento de la empresa (la creación de facturas, abrir y clasificar el correo entrante…)

En muchos organigramas empresariales se vinculan los «servicios de apoyo», es decir, los servicios administrativos, a los gerentes de las empresas. Es decir, es habitual que el área de dirección esté estrechamente relacionada con el departamento de administración. Esto puede depender de su tamaño, de su pasado… lo más importante será garantizar su eficacia, reevaluar regularmente la pertinencia de los procedimientos utilizados, comparar el coste (si estos servicios se realizan internamente con el coste de la subcontratación).

El gerente debe desafiar regularmente los procedimientos utilizados en asuntos administrativos, así como en la producción, mediante el uso de un enfoque como el análisis de valor.

Departamento de recursos humanos - Áreas de una organización
Departamento de recursos humanos

Departamento de recursos humanos

La tarea principal del área de recursos humanos es la gestión de las habilidades del personal. Por lo tanto, puede proponer una formación adecuada para optimizar la eficacia de los empleados hasta el punto de garantizar el desarrollo de la empresa. También contribuye a la contratación y creación de los equipos de trabajo. Sus tareas también incluyen el diálogo con los sindicatos de los trabajadores. El objetivo del departamento de recursos humanos es mejorar las condiciones de trabajo en la sociedad.

Los recursos humanos son el activo más valioso de la empresa. Son una fuente de creatividad para producir nuevos productos, desarrollarlos y venderlos.

En todas las áreas clave de la empresa, mujeres y hombres son encargados de diseñar, gestionar, administrar…

El gerente debe ser consciente de la «inversión» que está haciendo en la contratación de alguien. Por lo tanto, el gerente prestará especial atención a la gestión del «capital humano» de su empresa de la manera más eficiente con el fin de servir al proyecto empresarial y al mercado que está tratando de crear o ganar personal capacitado, competente, motivado y creativo.

Por lo tanto, el líder de la empresa tendrá cuidado de formarse en temas de selección de personal, formación, motivación, desarrollo de la creatividad que tiene que poner en marcha o contar con un equipo que lo apoye en su búsqueda de los objetivos fijados.

Departamento de compras - Áreas de una organización
Departamento de compras

Departamento de compras

Como su nombre indica, el área de compras trabaja en estrecha colaboración con los proveedores. Evalúa los servicios de estos último. Por ejemplo, analiza el método y el tiempo de entrega de las mercancías. También examina el precio de los suministros. El objetivo es encontrar la mejor oferta en términos de costo y calidad.

Departamento jurídico - Áreas de una organización
Departamento jurídico

Departamento jurídico

El equipo de este departamento debe estar al tanto de las diferentes leyes que rigen el área de la empresa. Es probable que elabore un contrato de conformidad con las normas vigentes. También tiene la tarea de encontrar una solución a los diversos conflictos relativos a los empleados, clientes, proveedores, etc.

Departamento de producción
Departamento de producción – Áreas de una organización

Servicios industriales y departamento de producción

Es responsable de asegurar la calidad de la oferta. Por ejemplo, asegura que un producto o servicio se ofrece dentro del intervalo de tiempo acordado. Esta es una tarea muy importante. De hecho, un artículo siempre debe estar disponible en el mercado en el momento oportuno. Si no es así, las ventas del mismo pueden ser penalizada. Esto generalmente resulta en pérdidas para el negocio.

La empresa crea productos (bienes o servicios) que pone a disposición de los consumidores. Suponiendo que han sido desarrollados, es esencial para producirlos; también se dice que son fabricados (mecanizados).

Por lo tanto, la empresa tendrá una unidad (al menos) que reúne todos los recursos humanos y técnicos necesarios para la fabricación del bien o para la prestación del servicio ofrecido y vendido.

La subcontratación es, por supuesto, un medio para contribuir al desarrollo y la fabricación del producto.

La función de producción, en sentido amplio, implica hacerse cargo del embalaje, almacenamiento, instrucciones de uso, servicio post-venta, entrega…

Departamento de investigación y desarrollo - Áreas de una empresa
Departamento de investigación y desarrollo

Departamento de investigación y desarrollo

Un producto o servicio existe sólo si ha sido anteriormente definido. El área de investigación y desarrollo explora constantemente posibles desarrollos de productos. Será informado de la aparición de nuevas tecnologías, nuevos conceptos, nuevos materiales y nuevas formas de proceder.

El «seguimiento» integral es una actividad esencial de la función de I + D que debe incorporar la innovación en los productos de hoy y preparar los productos de mañana.

El departamento de I + D es responsable del desarrollo y desarrollo de prototipos. Está situado aguas arriba del área de producción con la que colabora estrechamente.

La función de I + D también debe establecer un fuerte vínculo con el área de planificación estratégica (el futuro de la empresa) y con el área de marketing que identifica y mide las expectativas del mercado. Como véis todas las áreas de una organización están estrechamente relacionadas.

Departamento de marketing
Departamento de marketing – Áreas de una organización

Departamento de marketing

El papel principal del área de marketing es crear las necesidades de los clientes potenciales. Como resultado, los miembros tienen la tarea de analizar cuidadosamente el mercado. Deben ser capaces de definir los productos y el público objetivo al que se dirigen.

Una vez finalizado el estudio de mercado, elaborarán una oferta adaptada a las expectativas de los consumidores. Tenga en cuenta que el equipo también evalúa las estrategias de marketing de los competidores. Este área de la organización permite proponer la fórmula más atractiva desde el punto de vista comercial.

El producto, una vez diseñado, debe ser o ser capaz de ser fabricado (bueno) o de ser asumido en base a lo previsto (servicio) antes de ser ofrecido a los consumidores. Son los equipos de ventas o servicios –internos o externos a la empresa– los que tendrán la tarea de encontrar a los clientes, es decir, aquellos que, estarán de acuerdo en comprar el bien o el servicio y pagarlo.

Para apoyar la acción de los equipos de ventas, la compañía desarrollará acciones de marketing, es decir, un conjunto de medidas tales como investigación de mercados, pruebas de producto, análisis de satisfacción, promoción y publicidad.

Además de la función de apoyo a las ventas, una de las funciones esenciales de un departamento de marketing es definir con la mayor precisión posible quién es probable que se convierta en un cliente, que se necesita para que sea un cliente (precio, calidad, tiempo de entrega…) y que siga siendo un cliente (conocimiento de la evolución de sus expectativas, de sus necesidades futuras).

Muchos estudios muestran que la adquisición de un nuevo cliente es generalmente mucho más costosa que mantener una relación de negocios con los clientes existentes a lo largo del tiempo. De ahí la importancia y el valor de un negocio, es decir un grupo de clientes recurrentes, de fácil acceso, con los que se puede desarrollar un diálogo.

Una de las tareas esenciales de un departamento de marketing será poder definir las nuevas expectativas del mercado de tal forma que el gestor pueda orientar la acción del área de investigación y desarrollo e integrar estas expectativas en su pensamiento estratégico.

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