La vida de la empresa depende de la presencia y motivación de su fuerza de trabajo para asegurar la consecución de los objetivos asignados. En este contexto, el área de administración ocupa un lugar de máxima importancia dentro de la empresa. Desde el departamento de administración se planifican, dirigen y coordinan los diversos departamentos de la empresa
Las personas que trabajen en el área de administración de una empresa deben tener una combinación de habilidades profesionales y humanas para llevar a cabo su trabajo con eficiencia. Las funciones del área de administración son numerosas.
Definición de área de administración
La administración corporativa reúne todas las técnicas de gestión y gerencia dentro de una organización. Las disciplinas asociadas con la administración de empresas son la economía, el derecho, las finanzas, el marketing o la sociología.
Los profesionales del área de administración de empresas son personas capaces de definir rápidamente la estrategia de una empresa, impulsando su presupuesto y sus recursos humanos para hacerla crecer. También pueden llevar a cabo misiones de control o auditoría. Estas tareas son realizadas en las PYMEs por los gerentes. Sin embargo, en las grandes empresas es aconsejable contar con un profesional del área de administración.
¿Quiénes pueden trabajar en el área de administración de la empresa?
Para trabajar en el área de la administración de empresas, es importante tener una serie de cualidades:
- un muy buen sentido de la organización: los profesionales del área de administración están involucrados en muchas áreas. Deben ser capaces de llevar a cabo varias tareas al mismo tiempo. La precisión y el gusto del trabajo bien hecho, son también esenciales para los profesionales de la gestión de las organizaciones.
- gusto por las relaciones humanas: lejos de la imagen de profesionales del departamento de administración encerrados en sus despachos, los preofesionales del área de adminsitración deben estar contacto contacto con los trabajadores de la empresa, los clientes y el sector.
Para trabajar en el departamento de administración de una empresa lo ideal es contar con formación de grado en administración de empresas, derecho con especialidad en derecho laboral o máster en administración de empresas.
En las escuelas de negocios más prestigiosas hay programas de formación perfectamente adaptados a lo que será el día a día del trabajador del área de administración. Además, para un mejor desarrollo del puesto de trabajo, se recomienda tener conocimientos en las siguientes áreas:
- Inglés
- Gestión de recursos humanos
- Marketing operativo
- Derecho mercantil
- Derecho de empresas
- Contabilidad y gestión
- Comunicación corporativa
- Finanzas corporativas
- Informática
- Economía
El área de administración es clave para las startups
El área de administración aparece a menudo como una carga y una tarea que lleva tiempo, la gerencia, junto con el comercio, la animación del equipo de trabajo y la producción, es uno de los cuatro pilares de cualquier empresa. Una empresa bien gestionada es aquella que tiene recursos de varios tipos para desarrollarse, para hacer evolucionar su organización y para adaptarse a las dificultades económicas.
Demasiadas pequeñas y medianas empresas (PYMEs) que sufren de una falta de gestión en el departamento de administración se ven obligadas a cesar su actividad o a ser readquiridas a pesar de que poseen conocimientos técnicos, una imagen atractiva y una buena capacidad para diferenciarse de sus competidores.
Aunque la mayoría de gerentes y emprendedores reconocen que el área de administración es esencial para el buen funcionamiento de la empresa, los puestos de trabajo en este departamento son, a menudo, el niño pobre de la empresa.
El departamento de administración suele ser el último en crearse, siendo en muchos casos tareas que se realizan desde la dirección o a través de un asistente o secretaria de dirección que suele tener la responsabilidad de todo el seguimiento adminsitrativo.
Una mejor delimitación de las tareas del área de administración ayudará a crear conciencia sobre la importancia estratégica de esta posición y la necesidad de darle el lugar y el reconocimiento que merece
¿Los contables están en el área de administración?
En las empresas españolas hay una tendencia a confundir gestión administrativa y contabilidad.
Sin embargo, estas dos funciones son diferentes, la misión del área de administración es ayudar al área de dirección a asignar los recursos a los gastos correctos, dar los servicios correctos y en el momento oportuno; pero también controlar los gastos, medir la eficacia de las tareas realizadas y anticipar el futuro.
Funciones del contable
En las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), la contabilidad es a menudo responsabilidad del contable; que es responsable del registro contable (seguimiento contable), la producción y la certificación de las cuentas anuales.
También puede preparar declaraciones de pago y controlar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguros sociales de la empresa. Las empresas medianas y grandes generalmente tienen un servicio de contabilidad dedicado a estas tareas (excepto para la certificación de cuentas y / o la producción de cuentas anuales, que siguen siendo dominio de los contables)
Funciones del administrativo que trabaja en el área de administración
La posición administrativa y de gestión es clave para una buena coordinación. El responsable del área de administración no tiene por qué ser el contable, trabaja en paralelo a las funciones del contable y con algunos de sus datos.
Utiliza, entre otras cosas, la posición provisional de la empresa (mensual, trimestral o semestral), los libros contables y las cuentas anuales para supervisar la rentabilidad de la empresa.
Tiene un cometido mucho más amplio que garantiza la cohesión financiera entre los distintos departamentos de la empresa.
¿Pueden los contables echar una mano en el departamento de administración?
Muchos contables se vanaglorian de su capacidad para ayudar al gerente a dirigir el negocio.
Estos últimos están en condiciones de ayudar, aunque sólo sea porque tienen acceso a las cuentas de la empresa y porque la posición de asesoramiento les ayuda a tener cierta distancia de la empresa, así como una visión general de las tendencias económicas.
Por lo tanto, ayudan al gerente a respetar las limitaciones financieras de la empresa y este es un primer paso esencial.
Sin embargo, son pocos los que realmente proporcionan un apoyo real en el departamento de dirección, por varias razones.:
- La primera es la naturaleza de su actividad. Los contables se centran en la exactitud de las cuentas hasta el último céntimo de euro. El ejercicio de pasar del microscopio de la contabilidad al análisis de gestión es a veces un poco difícil. Por lo tanto, muchos de ellos confunden el cuadro de cuentas con un estado de resultados detallado utilizado para supervisar la rentabilidad de la empresa en detalle.
- La segunda es que normalmente tienen mucha carga de trabajo y no pueden tomarse el tiempo para revisar los archivos y ver a sus clientes de forma regular. La gerencia es un trabajo que requiere un trabajo regular.
- Por último, porque no tienen toda la información necesaria. La gestión se basa en mucho más que la contabilidad, debe tener en cuenta la organización de la empresa, los recursos humanos en su conjunto, los aspectos comerciales, el proceso de producción de valor, la producción de bienes y servicios, etc…
¿Cuál es la misión del área de administración? Análisis de la contabilidad y realización de cuadros de mando
La gestión y la posición administrativa son clave para una buena coordinación como hemos dicho, el responsable del área de administración tiene un papel central basado en tres tareas esenciales:
- Asegurar el cumplimiento de los reglamentos (administrativo, fiscal, legal),;
- Garantizar el funcionamiento administrativo y social de la empresa;
- Asegurarse de que la empresa dispone de recursos financieros suficientes para operar.
Más allá de los aspectos regulatorios y administrativos, el responsable del área de administración (a menudo el director administrativo) se asegurará de que la compañía tenga los medios financieros para llevar a cabo su negocio. Supervisará la tesorería de la empresa, evaluará los medios de financiación y elaborará el presupuesto.…
Por lo tanto, el gerente puede intervenir si es necesario o al menos ser consultado en tareas tan diversas como :
- Fijación de precios para asegurar la rentabilidad de la empresa (tasa de beneficio, umbral de rentabilidad, …)
- Política comercial (relanzamiento de clientes, condiciones comerciales, tipos de regulaciones, descuentos, …)
- Ser escuchado por el área comercial y dar su opinión sobre la rentabilidad de determinados productos, sectores, establecimientos…
- Procesos de producción (coste de producción, volumen de negocio y existencias, precio de compra), …
- Organización administrativa (validación de órdenes, archivo…)
- Política de inversión (I + D, equipos de producción, …)
- Financiación de la actividad (socios financieros, condiciones financieras, cuadro de financiación, presupuestos estimados, …)
- Política de recursos humanos (reclutamiento, formación…)
Por último, el responsable del área de administración debe elaborar el balance provisional y participa en la supervisión y la presentación de informes sobre el IVA, en asociación con el contable.
En resumen, el responsable del área de administración (generalmente el director administrativo) es, en en las pequeñas empresas, el equivalente del servicio de control de la gestión y/o contabilidad de costes.
La parte de gestión (análisis de las cuentas / creación de cuadors de mando para controlar la empresa))
El director administrativo reúne información cuantitativa y cualitativa de todos los departamentos de la empresa, incluyendo los documentos contables para:
- Hacer un pronóstico general del presupuesto que esté en línea con el largo plazo de la compañía.
- Presupuesto para cada servicio y departamento de la empresa. Este presupuesto permite establecer objetivos concretos a corto y medio plazo.
- Desarrollar y monitorizar cuadros de mando con indicadores para guiar al área de dirección en la toma de decisiones.
Así, como parte de su misión, el área de administración:
- Recopila información (de otras partes de la empresa, es decir, internas, pero también de información ambiental externa)
- Crear bases de datos para evaluar acciones y estudiar el impacto de futuras decisiones,
- Diseñar cuadros de mando para toma de decisiones
- Analizar los resultados obtenidos y proponer acciones correctivas.
El área de administración saca conclusiones sobre la capacidad de la empresa para alcanzar sus objetivos y mantener su crecimiento. Del mismo modo, la información procedente del entorno externo permite aprovechar las oportunidades y hacer frente a las amenazas.
¿Cuál es la misión del área de administración? Correo, organización de archivos y bases de datos
Gestión de la información
El trabajo del área de administración es clave para una buena coordinación en la recepción, clasificación y difusión de la información. Se trata de tareas mucho más importantes de lo que normalmente se consideran. El responsable del área de administración será responsable de recibir y enviar el correo.
El área de administración es responsable de la redacción, clasificación, difusión normativa y explicación de la información contenida en la correspondencia de la empresa, en particular las notas relativas a la normativa laboral o las relativas a las novedades aportadas a esta normativa.
Comunicación dentro de la empresa
Ser la persona responsable del área de administración es importante en el sentido de que eres responsable de la comunicación externa (con los socios de la empresa) o comunicación interna (con el personal).
De hecho, es el responsable del área de administración, bajo la autoridad y el control del área de dirección, quien debe transmitir los mensajes del entorno exterior de la empresa a los servicios en cuestión. Dependiendo de la empresa, el gerente puede o no ser responsable del procesamiento y la seguridad de los datos informáticos.
Además de la difusión de archivos y datos para el pleno cumplimiento de la normativa laboral. Esta transmisión de información también incluye la recepción y orientación de los interlocutores de la empresa hacia los contactos / servicios adecuados.
La misión puede incluir la gestión de servicio de atención al cliente o SAT que más allá del deseo de proporcionar un servicio de calidad (satisfacción del cliente, imagen de marca) permite rastrear información de campo sobre cómo las ofertas, productos y servicios que la empresa comercializa son percibidos por los clientes
Archivo de información cuantitativa y cualitativa
Entre las tareas del área de administración está la creación de una base de datos capaz de proporcionar información sobre la evolución de la situación de la empresa. Es una tarea importante que entra en el ámbito de la competencia administrativa. Debe suministrar periódicamente la base de datos de la empresa con nueva información que surja sobre el terreno y con miras a su utilización futura.
Supervisión administrativa de los recursos humanos
El responsable del área de administración mantiene una estrecha relación con la función de gestión de los recursos humanos y desarrollo de los pagos.
Gestión del personal y cumplimiento de los procedimientos reglamentarios
Función clave para una buena coordinación, el área de administración, garantiza la aplicación de las normas y procedimientos propios de su ámbito de actividad, en particular en el ámbito de la regulación y el derecho laboral y el pago de las nóminas a los trabajadores.
Participa en la preparación de tarjetas para fichar en el trabajo, se ocupa de la parte administrativa de la contratación y de las sanciones, teniendo cuidado de respetar los procedimientos y los plazos legales.
Como resultado, tiene que organizar las visitas del médico del trabajo y los reconocimientos médicos de la empresa. El director administrativo también proporciona orientación, asesoramiento e información a los empleados sobre sus derechos y obligaciones laborales. Supervisa el tiempo de trabajo y gestiona los archivos de los empleados.
Además de este trabajo, el área de administración analiza los datos de recursos humanos y participa en el desarrollo de la política de recursos humanos de la empresa.
Formación del personal
La formación del personal forma parte integrante de las tareas del área de administración. Elaborar, en colaboración con el área de recursos humanos, el plan de capacitación y asegurar su aplicación.
¿Es importante el área de administración en la empresa
El área de administración desempeña un papel central de coordinación dentro de la empresa. La multitud de tareas a realizar anidadas hace de esta posición una clave para el buen funcionamiento de la empresa. Sin embargo, algunas pequeñas y medianas empresas se resignan a contratar a alguien para asumir esta responsabilidad, dado el alto coste de tener este puesto de trabajo dentro de la estructura, lo que es muy perjudicial en vista del valor añadido proporcionado.